Case Study: Firmenveranstaltung für 120 Personen
Drei Tage: Konferenz, Teambuilding auf Yachten und Gala-Dinner. Budget — $42 000.
Aufgabe des Kunden
IT-Unternehmen aus Russland — Offsite-Firmenveranstaltung für 120 Personen, 3 Tage. Geschäftlicher Teil (Konferenz), Teambuilding und Gala-Dinner. Buchhaltungsunterlagen erforderlich.
Konzept
„Team am Ozean“: Tag 1 — Welcome, Tag 2 — Konferenz + Teambuilding, Tag 3 — Gala-Dinner mit Preisverleihung.
Programm nach Tagen
Transfers, Check-in, Welcome-Dinner am Ozean.
Saal, Vorträge, Mittagessen. Abends — Surf-Teambuilding.
Auszeichnungen, Feuershow, DJ. Danach — Afterparty.
Budget
| Posten | Betrag |
|---|---|
| Unterkunft 3 Nächte ×120 | $21 600 |
| Veranstaltungsort und Konferenzraum | $4 800 |
| Verpflegung und Catering | $7 200 |
| Teambuilding | $3 600 |
| Gala-Dinner und Show | $3 600 |
| Transfers | $1 200 |
| Gesamt | ~$42 000 ($350/чел) |
Kundenbewertung
„Wir haben ein Team von 120 Personen mitgebracht. Logistik, Programm, Buchhaltungsunterlagen — alles perfekt. Wir kommen nächstes Jahr wieder.“
MariaHR-Direktorin, IT-UnternehmenBerechnen Sie die Kosten in 1 Minute
Beantworten Sie 4 Fragen — wir senden Ihnen innerhalb einer Stunde einen Kostenvoranschlag per WhatsApp.
Dokumente für die Buchhaltung?
Ja — Vertrag, Rechnung, Leistungsnachweis, Invoice. Übergabe innerhalb von 5 Tagen.
Vorbereitung und Logistik
Die Event-Logistik ist der halbe Erfolg. Der Koordinator begann mit der Arbeit 3 Monate im Voraus: Location-Auswahl, Buchungen, Dienstleister, Zeitplan. Die Gäste wurden am Flughafen abgeholt und im Resort in der Nähe der Location untergebracht. Welcome-Dinner am Vorabend — zum Kennenlernen und Einstimmen.
Am Tag des Events ist der Koordinator ab 10:00 Uhr vor Ort. Dekorateure — ab 12:00 Uhr, Fotograf — ab 15:00 Uhr. Der Zeitplan ist minutengenau, mit einer Reserve von 15 Minuten für jede Phase. Alle Dienstleister gehören zu unserem Team, keine externen Honorarkräfte.
Ergebnis
Das Event verlief planmäßig, ohne Pannen und ohne Stress für das Paar / den Kunden. Fotos und Videos — Bearbeitung in 7–14 Tagen. Kundenbewertung — siehe oben. Nach dem Event — ein neues Case in unserem Portfolio und Weiterempfehlungen.
Team und Dienstleister
Alle Dienstleister gehören zu unserem Team: Koordinator, Dekorateur, Florist, Fotograf, Videograf, Moderator, DJ. Keine von der Straße angeheuerten Leute — sondern Personen, mit denen wir seit Jahren zusammenarbeiten. Das garantiert Qualität und Synchronität am Tag des Events.
Was war die Herausforderung?
Jedes Event bringt seine eigenen Herausforderungen mit sich. In diesem Fall: Gruppenlogistik (Koordination von Flug und Transfers), das Wetter (Plan B für Regen), Timing (Sonnenuntergang um 18:25 Uhr — Zeitfenster für die Zeremonie 30 Minuten). Gelöst dank Erfahrung und detailliertem Zeitplan.
Häufige Fragen
Wie viel kostet es?
Abhängig von Format, Gästezahl und Saison. Den Kostenvoranschlag erstellen wir innerhalb von 1 Tag nach einem 15-minütigen Briefing. Die Beratung ist kostenlos —schreiben Sie uns bei WhatsApp.
Wann sollte man mit der Vorbereitung beginnen?
Große Events — 3–6 Monate, Anträge — 5–7 Tage, Firmenevents — 1–3 Monate. Je früher, desto größer die Auswahl an Locations und desto niedriger die Preise.
Was passiert bei Regen?
Ein Plan B für jeden Fall: Überdachung oder überdachter Saal. Die Verschiebung ist kostenlos. In der Villa gibt es eine überdachte Terrasse. Das Wetter auf Bali ruiniert selten ein Event.
Kann man die Location besichtigen?
Ja — per Videoscouting oder persönlichem Besuch. Für Kunden aus der Ferne — detaillierte Fotos, Videos und Renderings der Location.
Kontakte
Erzählen Sie uns von Ihrem Event
Wir antworten innerhalb einer Stunde, schlagen 2–3 Konzepte vor und berechnen den Kostenvoranschlag innerhalb eines Tages. Die Beratung ist kostenlos.