Cas pratique : événement d'entreprise pour 120 personnes
Trois jours : conférence, consolidation d'équipe sur des yachts et dîner de gala. Budget — $42 000.
Objectif du client
Entreprise informatique de Russie — séminaire d'entreprise hors site pour 120 personnes, 3 jours. Partie professionnelle (conférence), consolidation d'équipe et dîner de gala. Documents comptables justificatifs requis.
Concept
« L'équipe au bord de l'océan » : jour 1 — accueil, jour 2 — conférence + consolidation d'équipe, jour 3 — dîner de gala avec remise de prix.
Programme par jour
Transferts, check-in, dîner de bienvenue au bord de l'océan.
Salle, présentations, déjeuner. Le soir — consolidation d'équipe sur le thème du surf.
Remise de prix, spectacle de feu, DJ. Ensuite — afterparty.
Budget
| Poste de dépense | Montant |
|---|---|
| Hébergement 3 nuits ×120 | $21 600 |
| Lieu et salle de conférence | $4 800 |
| Restauration et traiteur | $7 200 |
| Consolidation d'équipe | $3 600 |
| Dîner de gala et spectacle | $3 600 |
| Transferts | $1 200 |
| Total | ~$42 000 ($350/pers) |
Avis client
« Nous avons déplacé une équipe de 120 personnes. Logistique, programme, documents comptables — tout était parfait. Nous reviendrons l'année prochaine. »
MariaDirectrice des ressources humaines, entreprise informatiqueEstimez le coût en 1 minute
Répondez à 4 questions — nous vous enverrons un devis sur WhatsApp d'ici une heure.
Des documents pour la comptabilité ?
Oui — contrat, facture, acte, facture proforma. Transmis sous 5 jours.
Préparation et logistique
La logistique de l'événement est la moitié du succès. Le coordinateur a commencé son travail 3 mois à l'avance : sélection du lieu, réservations, prestataires, planning. Les invités ont été accueillis à l'aéroport et logés dans un complexe hôtelier à côté du site. Un dîner de bienvenue la veille pour faire connaissance et se préparer.
Le jour de l'événement, le coordinateur est sur place dès 10h00. Les décorateurs à partir de 12h00, le photographe à partir de 15h00. Le planning est réglé à la minute, avec une réserve de 15 minutes pour chaque étape. Tous les prestataires font partie de notre équipe, pas de sous-traitance externe.
Résultat
L'événement s'est déroulé selon le planning, sans contretemps ni stress pour le couple/client. Les photos et vidéos sont en cours de traitement pendant 7 à 14 jours. L'avis du client est ci-dessus. Après l'événement, un nouveau cas s'ajoute au portfolio et des recommandations.
Équipe et prestataires
Tous les prestataires font partie de notre équipe : coordinateur, décorateur, fleuriste, photographe, vidéaste, animateur, DJ. Pas de personnes recrutées au hasard, mais des personnes avec qui nous travaillons depuis des années. Cela garantit la qualité et la synchronisation le jour de l'événement.
Ce qui a été difficile
Chaque événement apporte ses propres défis. Dans ce cas : la logistique du groupe (coordination des vols et des transferts), la météo (plan de secours en cas de pluie), le timing (coucher de soleil à 18h25 — fenêtre de 30 minutes pour la cérémonie). Résolu grâce à notre expérience et à un planning détaillé.
Questions fréquentes
Combien ça coûte ?
Cela dépend du format, du nombre d'invités et de la saison. Nous calculons le devis en 1 jour après un briefing de 15 minutes. La consultation est gratuite —écrivez-nous sur WhatsApp.
Quand faut-il commencer la préparation ?
Grands événements — 3–6 mois, demandes en mariage — 5–7 jours, événements d'entreprise — 1–3 mois. Plus vous commencez tôt, plus le choix de lieux est large et les prix bas.
Et s'il pleut ?
Un plan de secours pour chaque situation : un auvent ou une salle couverte. Le report est gratuit. Dans la villa — une terrasse couverte. La météo à Bali gâche rarement un événement.
Est-il possible de voir le lieu ?
Oui — repérage vidéo ou visite sur place. Pour les clients à distance — photos détaillées, vidéos et rendus 3D du lieu.
Contacts
Parlez-nous de votre événement
Nous répondrons dans l'heure, proposerons 2 à 3 concepts et calculerons un devis en une journée. La consultation est gratuite.