Caso de éxito: evento corporativo para 120 personas
Tres días: conferencia, teambuilding en yates y cena de gala. Presupuesto — $42 000.
Objetivo del cliente
Empresa de TI de Rusia - retiro corporativo para 120 personas, 3 días. Parte empresarial (conferencia), teambuilding y cena de gala. Se necesitan documentos contables de cierre.
Concepto
«Equipo junto al océano»: día 1 — bienvenida, día 2 — conferencia + teambuilding, día 3 — cena de gala con premiación.
Programa por días
Traslados, registro, cena de bienvenida junto al océano.
Sala, ponencias, almuerzo. Por la tarde — teambuilding de surf.
Premios, espectáculo de fuego, DJ. Después — afterparty.
Presupuesto
| Concepto | Monto |
|---|---|
| Alojamiento 3 noches ×120 | $21 600 |
| Espacio y sala de conferencias | $4 800 |
| Alimentación y catering | $7 200 |
| Teambuilding | $3 600 |
| Cena de gala y espectáculo | $3 600 |
| Traslados | $1 200 |
| Total | ~$42 000 ($350/pers) |
Opinión del cliente
«Llevamos a un equipo de 120 personas. La logística, el programa, los documentos de cierre — todo impecable. Volveremos el próximo año.»
MariaDirectora de RRHH, empresa de TICalcule el costo en 1 minuto
Responda a 4 preguntas — le enviaremos el presupuesto por WhatsApp en una hora.
¿Documentos para contabilidad?
Sí: contrato, factura, acta, invoice. Entregados en un plazo de 5 días.
Preparación y logística
La logística del evento es la mitad del éxito. El coordinador comenzó a trabajar 3 meses antes: selección de locación, reservas, proveedores, cronograma. Los invitados fueron recibidos en el aeropuerto e instalados en un resort cerca del lugar del evento. Cena de bienvenida la noche anterior, para conocerse y sintonizar.
El día del evento, el coordinador está en el lugar desde las 10:00. Los decoradores desde las 12:00, el fotógrafo desde las 15:00. Cronograma minuto a minuto, con una reserva de 15 minutos para cada etapa. Todos los contratistas son de nuestro equipo, no subcontratados.
Resultado
El evento transcurrió según el cronograma, sin contratiempos ni estrés para la pareja/cliente. Fotos y videos en proceso de edición de 7 a 14 días. La reseña del cliente está arriba. Después del evento: un nuevo caso en el portafolio y recomendaciones.
Equipo y proveedores
Todos los proveedores son de nuestro equipo: coordinador, decorador, florista, fotógrafo, videógrafo, maestro de ceremonias, DJ. No son personas contratadas al azar, sino profesionales con los que trabajamos hace años. Esto garantiza la calidad y la sincronización el día del evento.
Qué fue lo difícil
Cada evento tiene sus propios desafíos. En este caso: la logística del grupo (coordinación de vuelos y traslados), el clima (plan de respaldo para la lluvia), el tiempo (atardecer a las 18:25, ventana de 30 minutos para la ceremonia). Se resolvió gracias a la experiencia y a un cronograma detallado.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta?
Depende del formato, el número de invitados y la temporada. Calculamos el presupuesto en 1 día después de una sesión informativa de 15 minutos. La consulta es gratuita:escríbanos por WhatsApp.
¿Con cuánta anticipación comenzar la preparación?
Eventos grandes: de 3 a 6 meses; propuestas de matrimonio: de 5 a 7 días; eventos corporativos: de 1 a 3 meses. Cuanto antes, mayor será la selección de locaciones y menores los precios.
¿Qué pasa si llueve?
Plan de respaldo para cada caso: carpa o salón techado. El traslado es gratuito. En la villa hay una terraza cubierta. El clima en Bali rara vez arruina un evento.
¿Se puede ver la locación?
Sí, mediante video-búsqueda o visita presencial. Para clientes a distancia: fotos detalladas, videos y renders de la locación.
Contacto
Cuéntenos sobre su evento
Responderemos en un plazo de una hora, propondremos 2 o 3 conceptos y calcularemos el presupuesto en un día. La consulta es gratuita.